Beranda » E-Proper
(Th. 2022) “PENINGKATAN PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS ELEKTRONIK SEDERHANA (EXCEL)” DI SEKRETARIAT BKPSDM KABUPATEN LAHAT
Elsih Nitariani, S.S.T.Ars | BPSDMD Provinsi Sumatera Selatan | Tahun 2022Abstrak
Latar Belakang
Perubahan Pegawai Negeri Sipil (PNS) menjadi Aparatur Sipil Negara (ASN) berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Seorang Aparatur Sipil Negara harus memiliki integritas, professional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme, serta mampu menyelengggarakan pelayanan public bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsure perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Harapan baru yang diinginkan dalam perubahan PNS menjadi ASN adalah tidak hanya perubahan nama saja namun, sebagai seorang ASN dituntut untuk mengembangkan kompetensi mulai dari segi kemampuan, pengetahuan hingga sikap dan perilaku yang sesuai dengan tuntutan tugas dan jabatan yang diemban.
ASN memiliki peranan yang strategis dalam menentukan dan mengelola sumber daya alam Indonesia sesuai dengan peran dan fungsinya dalam mewujudkan visi negara. Sebagaimana tertuang dalam pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945. ASN diharapkan mampu bangkit mengejar ketertinggalann ditengah persaingan global dewasa ini.
Untuk memainkan peranan tersebut, diperlukan sosok ASN yang profesional, yaitu ASN yang mampu memenuhi standar kompetensi jabatannya sehingga mampu melaksanakan tugas jabatannya secara efektif dan efisien. Untuk membentuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang profesional dalam melayani masyarakat, maka dalam professional dan berintegritas yaitu dengan pendidikan dan pelatihan dasar sebagaimana diatur dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara (LAN) Nomor 10 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Aparatur Sipil Negara(CASN) Golongan III dan II. Sehubungan dengan hal itu maka Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sumatera Selatan menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Golongan III Angkatan XXI, Golongan II Angkatan XVI dan XVII, Golongan II dan III Angkatan X tahun 2022 untuk membekali CPNS tersebut sebelum melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Pendidikan dan Pelatihan merupakan pembekalan komprehensif agar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) mempunyai pengetahuan, keterampilan dan kemampuan untuk melaksanakan tugas sebagai Aparatur Sipil Negara. Tujuan dari aktualisasi Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS adalah menginternalisasikan nilai-nilai dasar profesi ASN yaitu nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif (BerAKHLAK) serta nilai-nilai pada agenda Kedudukan dan Peran PNS dalam Negara Kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) yaitu Manajemen ASN dan Smart ASN sehingga seorang PNS memiliki nilai kejujuran, keadilan, kedisiplinan, berintegritas dan profesional.
ASN sebagai pelayan masyarakat yang mempunyai peranan penting dalam proses pelayanan publik dalam masyarakat, merupakan aset negara yang perlu dikembangkan potensi dan kemampuannya. Untuk mewujudkan hal itu, diperlukan desain diklat yang tetap bagi CPNS sebagai awal pembentukan karakter dan kompetensi sesuai tuntutan jabatannya.
Kompetensi adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dan dikembangkan terkait dengan pengalaman berinteraksi dengan masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya, perilaku, wawasan, kebangsaan, etika, nilai-nilai, moral, emosi dan prinsip, yang harus dipenuhi setiap pemegang Jabatan untuk memperoleh hasil kerja sesuai dengan peran, fungsi, dan jabatan. Arsip adalah rekaman kegiatan dan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Sedangkan arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mampu mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ditetapkan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang handal. Sistem kearsipan yang di selenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga.
Pada abad 21 ini merupakan abad kemajuan teknologi dan informasi yang sangat pesat. Tidak dipungkiri bahwa dalam perkembangannya teknologi dan informasi telah memasuki berbagai aspek kehidupan. Banyak keunggulan dalam fitur-fitur yang ditawarkan sehingga membawa kemudahan, tidak terkecuali berpengaruh pada bidang kearsipan. Seiring dengan perkembangan zaman, saat ini telah banyak perkembangan teknologi dan informasi yang dapat mendukung kegiatan di pemerintahan. Dalam masa seperti ini arsiparis dituntut untuk lebih kreatif dan inovatif. Selama bekerja di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia , penulis menyadari bahwa masih menggunakan metode cara manual dalam hal pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.