Diklat » E-Proper

DIGITALISASI PENGARSIPAN BERKAS KEUANGAN PADA SUB BAGIAN KEUANGAN DINAS LINGKUNGAN HIDUP KABUPATEN PENUKAL ABAB LEMATANG ILIR

Indah Mayasari, SM | BPSDMD Provinsi Sumatera Selatan | Tahun 2021

A. Latar Belakang

Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas lainnya dan digaji berdasarkan Peraturan Perundang-undangan. Dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, dinyatakan bahwa fungsi Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan masyarakat, perekat dan pemersatu bangsa. Peraturan tersebut telah menjelaskan bahwa ASN bukan sekedar merujuk kepada jenis pekerjaan tapi merujuk kepada sebuah profesi pelayanan publik.
Salah satu pembinaan yang dapat dilakukan untuk membentuk PNS yang profesional dan berintegritas yaitu dengan Pelatihan Dasar Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diatur dalam PERLAN RI Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Dalam pelatihan dasar ini peserta ditanamkan nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) sehingga diharapkan agar semua Calon Pegawai Negeri Sipil mampu menerapkan nilai-nilai dasar profesi PNS serta dapat mengaktualisasikannya di tempat kerja dalam suatu proses pembelajaran habituasi yaitu proses pembelajaran yang menanamkan kebiasaan sehingga terbentuk karakter Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang profesional dan berkarakter dalam melaksanakan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa.
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, bahwasannya dalam setiap kegiatan harus adanya arsip untuk menjamin keselamatan dan keamanan surat menyurat sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan adanya arsip juga dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dengan semakin berkembangnya zaman, perubahan dan dinamika masyarakat semakin cepat. Dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat, kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses, dan penyebaran serta pelestarian arsip. Salah satunya dengan memanfaatkan teknologi terhadap penyimpanan dokumen dan arsip melalui sistem digitalisasi.
Kinerja di Dinas Lingkungan Hidup Penukal Abab Lematang Ilir pada Sub Bagian Keuangan yang memproses pengelolaan berkas keuangan seperti pengarsipan SP2D Gaji,SP2D GU,SP2D LS masih kurang efektif dan efisien, karena masih menggunakan sistem manual.Berkas-berkas tersebut masih disimpan kedalam sebuah ordner bantex/map-map plastik untuk pengarsipan (cara manual).Proses manual semacam ini sangat menyulitkan kita dalam hal pencarian berkas-berkas tersebut yang dibutuhkan segera. Harus melihat buku agenda dan membacanya dengan teliti satu persatu sangat tidak efisien dan membuang waktu, kemudian dokumen-dokumen ini juga sangat rentan untuk rusak, robek, dan bahkan hilang.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlunya penyimpanan secara sistem digitalisasi yang apabila dibutuhkan dapat ditemukan secara mudah dan cepat dikemudian hari. Karena dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang, maka semakin banyak pula data-data, berkas, maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena mempunyai nilai guna. Dengan adanya sistem digitalisasi ini maka akan mengurangi penumpukan kertas, dan juga dapat menghemat waktu dalam pencarian data karena akan disimpan dalam bentuk file sesuai nama, bulan dan tahun pada surat tersebut.
Melalui pernyataan di atas, maka penulis tertarik untuk mencari gagasan pemecahan isu permasalahan dengan judul “Digitalisasi Pengarsipan Berkas Keuangan Pada Sub Bagian Keuangan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Penukal Abab Lematang Ilir”.