AKSI PERUBAHAN

KINERJA PELAYANAN

PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL MELALUI CALL CENTER

DI UPTD INDUSTRI PANGAN DAN TEKSTIL

DINAS PERINDUSTRIAN PROVINSI SUMATERA SELATAN

NAMA : YENI FEBRIANTI

NIP : 197802132007012015

NDH : 029

 PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA  SELATAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 

2025 

RINGKASAN EKSEKUTIF

Peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan jangkauan layanan pendaftaran sertifikat halal bagi pelaku usaha. Peningkatan ini diharapkan dapat mempercepat proses pendaftaran, memberikan informasi yang lebih jelas dan akurat, serta meningkatkan kepuasan pelaku usaha dalam mendapatkan sertifikat halal. Layanan pendaftaran ini ditujukan untuk pelaku usaha produk pangan non ayam, non daging dan non unggas yang ingin mendapatkan sertifikat halal.

Pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan akan dipermudah dengan adanya panduan yang jelas, dukungan teknis, dan informasi yang mudah diakses. Layanan call center untuk memastikan kualitas layanan terus meningkat dan memenuhi kebutuhan pelaku usaha. Layanan call center akan disosialisasikan melalui leaflet dan media sosial untuk menjangkau lebih banyak pelaku usaha di seluruh wilayah Sumatera Selatan. Layanan call center juga akan mendukung proses pendaftaran sertifikat halal yang terintegrasi, mulai dari permohonan, verifikasi, pemeriksaan, hingga penerbitan sertifikat.

Peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini akan dilakukan dengan melibatkan berbagai pihak terkait, seperti Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal (BPJPH), Lembaga Pemeriksa Proses Produk Halal (LP3H) dan Komunitas Pelaku Usaha. Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan juga akan menyiapkan kuota sertifikat halal gratis untuk mendukung pelaku usaha. Sertifikat halal tidak hanya memberikan jaminan kehalalan produk, tetapi juga dapat meningkatkan daya saing produk di pasar domestik dan internasional. 

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Dasar hukum pelayanan publik di Indonesia terutama diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Undang-undang ini bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dalam hubungan antara masyarakat dan penyelenggara pelayanan publik. Selain Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009, terdapat juga peraturan pemerintah, peraturan menteri, dan peraturan komisi informasi yang mengatur lebih lanjut mengenai pelayanan publik, yaitu :

1. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2017 tentang aturan mengenai pelaksanaan Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 di daerah 
3. Peraturan Komisi Informasi tentang aturan mengenai keterbukaan informasi publik

Selain itu Presiden dan Wakil Presiden terpilih, Prabowo Subianto dan Gibran Rakabuming Raka mengusung Visi Bersama Indonesia Maju Menuju Indonesia Emas 2045. Visi itu akan diwujudkan dengan 8 misi yang disebut Asta Cita, salah satunya adalah meningkatkan lapangan kerja yang berkualitas, mendorong kewirausahaan, mengembangkan industri kreatif, dan melanjutkan pengembangan infrastruktur.

Untuk mendukung Asta Cita tersebut UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan sebagai unit kerja dinas yang dikelola secara profesional dengan prinsip nirlaba mempunyai tugas dan fungsi memberikan pelayanan kepada perusahaan dan pelaku industri dalam rangka pembinaan dan pengembangan sektor industri.

Salah satu upaya untuk mendorong kewirausahaan dan mengembangkan industri kreatif UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan memfasilitasi pelayanan perizinan bagi pelaku usaha, salah satunya adalah layanan pendaftaran sertifikat halal.

Kewajiban halal dalam Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2014 tentang Jaminan Produk Halal mengatur bahwa semua produk yang masuk, beredar, dan diperdagangkan di wilayah Indonesia wajib bersertifikat halal. Ini termasuk makanan dan minuman, bahan baku, bahan tambahan pangan, dan jasa penyembelihan. Kewajiban ini berlaku bagi semua pelaku usaha, baik besar, menengah, kecil, maupun mikro.

Sertifikat halal memberikan banyak manfaat bagi pelaku usaha, antara lain meningkatkan kepercayaan konsumen, memperluas pasar dan meningkatkan daya saing produk. Selain itu, sertifikat halal juga dapat memberikan jaminan kualitas produk, meningkatkan citra merek, dan membuka peluang ekspor. 

Berdasarkan data statistik data pelaku usaha di Indonesia Per 8 Mei 2024, terdapat 3,1 juta pelaku usaha yang telah memiliki NIB namun belum memiliki sertifikat halal. Data dari Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Selatan telah diterbitkan 21 ribu sertifikat halal untuk pelaku usaha di Provinsi Sumatera Selatan namun jumlah sertifikat yang diterbitkan itu baru mencapai sekitar 20 hingga 25 persen dari total jumlah pelaku usaha.

Pelaku usaha dalam mendaftar sertifikat halal menemui beberapa permasalahan dan kendala meliputi pengetahuan, regulasi dan biaya

1. Pengetahuan

Kurangnya pengetahuan pelaku usaha tentang proses pendaftaran sertifikat halal.

2. Regulasi

Persyaratan pengajuan sertifikat halal dianggap rumit karena prosedur pengajuan yang serba digital sementara banyak pelaku usaha kurang melek terhadap teknologi

3. Biaya

Biaya pendaftaran sertifikat halal dianggap mahal, terutama bagi pelaku usaha yang memiliki keterbatasan anggaran

        Kondisi saat ini di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan masih belum optimal, diantaranya :

1. Belum optimalnya sosialisasi

Kurangnya sosialisasi sehingga banyak pelaku usaha yang belum memahami  proses pendaftaran sertifikat halal

2. Belum efektifnya pendampingan bagi pelaku usaha

Pendampingan yang kurang bagi pelaku usaha dapat menghambat perkembangan usaha. Proses pendaftaran sertifikat halal dianggap rumit dan memakan waktu, sehingga perlu pendampingan yang efektif

3. Belum optimalnya monitoring dan evaluasi

Monitoring dan evaluasi yang belum optimal dapat menyebabkan layanan pendaftaran sertifikat halal menjadi tidak efisien dan kurang memuaskan bagi pelaku usaha hal ini dapat menyebabkan pelaku usaha merasa kesulitan dalam mendapatkan sertifikat halal, sehingga mengurangi minat mereka untuk mendaftar sertifikat halal.

Kondisi ideal yang ingin dicapai melalui aksi perubahan ini adalah

1. Pelaku usaha mendapat pengetahuan tentang proses pendaftaran sertifikat halal
2. Meningkatnya jumlah pelaku usaha yang mendapat pendampingan untuk mendaftar sertifikat halal
3. Tersedianya sistem yang memadai untuk mengawasi dan mengevaluasi kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal

Untuk mencapai kondisi ideal perlu dilakukan strategi aksi perubahan sebagai berikut :

1.         Melakukan sosialisasi pendaftaran sertifikat halal melalui leaflet dan media sosial

2.         Melakukan pendampingan proses pendaftaran sertifikat halal kepada pelaku usaha

3.         Melakukan monitoring dan evaluasi untuk memantau dan mengevaluasi proses pendaftaran sertifikat halal

2. TUJUAN AKSI PERUBAHAN

Adapun tujuan yang akan dicapai dalam aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :

1. Jangka Panjang (6 Bulan-2 Tahun)

1. Tersedianya database pelaku usaha
2. Tersedianya kuota sertifikat halal
3. Terbentuknya Komunitas Pelaku Usaha Halal Sumatera Selatan

2. Jangka Menengah (2-6 Bulan)

1. Persiapan

Pendamping akan membantu pelaku usaha untuk memahami proses pendaftaran sertifikat halal, mempersiapkan dokumen yang diperlukan, dan memastikan produk memenuhi persyaratan kehalalan

2. Kunjungan Ke Tempat Produksi

Pendamping akan melakukan verifikasi dan validasi terhadap bahan-bahan yang digunakan, proses produksi, dan dokumen terkait untuk memastikan kehalalan produk dengan mengunjungi tempat produksi pelaku usaha

3. Pendaftaran

Pendamping akan membantu pelaku usaha dalam mendaftarkan produk ke sistem SIHALAL dan mengajukan pendaftaran sertifikat halal

3.         Jangka Pendek (0-2 Bulan)

1. Terbentuknya Tim Efektif
2. Tersedianya SOP
3. Tersedianya call center
4. Terlaksananya mentoring
5. Terlaksananya sosialisasi melalui leaflet dan media sosial

3. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

1. Cakupan Manfaat

Aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini diharapkan berdampak positif terhadap :

1. Peningkatan kualitas produk pelaku usaha
2. Kepuasan pelaku usaha
3. Pengurangan biaya dan waktu pelayanan
4. Peningkatan kompetensi
5. Penyediaan sarana pendukung yang memadai 

2. Manfaat aksi perubahan pada jangka pendek, menengah dan panjang

Aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat secara kualitatif sebagai berikut :

1. Bagi UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan

1. MANFAAT JANGKA PENDEK

1. Layanan yang lebih efisien dapat mengurangi beban kerja bagi petugas, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas lain
2. Proses pendaftaran sertifikat halal yang lebih cepat dan mudah dapat meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya bagi pelaku usaha
3. Pelayanan yang baik dan efisien dapat meningkatkan kepuasan pelaku usaha
4. Dengan layanan yang lebih baik, diharapkan jumlah komplain dari pelaku usaha dapat berkurang
5. Dapat membantu meningkatkan komunikasi antara lingkungan kerja dengan anggota tim yang bertugas mengelola layanan untuk meningkatkan relevansi, kemanfaatan, kualitas, dan penerimaan pelaku usaha

2. MANFAAT JANGKA MENENGAH

1. Layanan pendaftaran sertifikat halal yang lebih baik dapat meningkatkan kepatuhan pelaku usaha terhadap regulasi halal, sehingga produk mereka lebih terjamin kehalalannya
2. Dapat membantu meningkatkan transparansi layanan dengan menyediakan informasi yang akurat dan terkini tentang layanan yang disediakan

3. MANFAAT JANGKA PANJANG

1. Database dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang lebih baik terkait pembinaan dan pengembangan sektor industri
2. Dapat meningkatkan reputasi di mata pelaku usaha
3. Mendorong pertumbuhan ekonomi loKal
4. Membantu meningkatkan pendapatan pelaku usaha
5. Mendorong pertumbuhan ekonomi

2. Bagi Pelaku Usaha

1. MANFAAT JANGKA PENDEK

1. Mendapat proses lebih mudah dan cepat
2. Mendapat fasilitasi biaya pendaftaran gratis

2. MANFAAT JANGKA MENENGAH

1. Dengan memiliki sertiifkat halal dapat meningkatkan kepercayaan konsumen
2. Memudahkan pelaku usaha untuk memenuhi regulasi dan standar kehalalan yang ditetapkan pemerintah, sehingga mengurangi risiko sanksi

3. MANFAAT JANGKA PANJANG

1. Memperluas pasar
2. Meningkatkan daya saing produk
3. Jaminan kualitas produk
4. meningkatkan citra merek
5. membuka peluang ekspor
6. mendorong lebih banyak pelaku usaha untuk mendapatkan sertifikat hala
7. Memungkinkan pelaku usaha untuk berinteraksi dengan pemerintah secara lebih mudah dan efektif
8. Memungkinkan pelaku usaha untuk memantau dan mengevaluasi kinerja pemerintah
9. Memungkinkan pelaku usaha untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan

3. Manfaat secara kuantitif

Aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat secara kuantitatif. Indikator-indikator yang dapat diukur secara kuantitatif adalah dengan meningkatnya jumlah pelaku usaha yang memiliki sertifikat halal.

TABEL 1.1 MANFAAT KUANTITATIF

Data : Dinas Perindustrian Prov.Sumsel

3. RUANG LINGKUP

        Ruang lingkup aksi perubahan yang akan dilaksanakan adalah sebagai         berikut :

1. Sosialisasi : Meningkatkan kesadaran dan pengetahuan pelaku usaha tentang pendaftaran sertifikat halal.
2. Pendampingan : Membantu pelaku usaha dalam proses pendaftaran sertifikat halal.
3. Monitoring dan evaluasi: Memantau dan mengevaluasi proses pendaftaran sertifikat halal dan memberikan umpan balik untuk perbaikan.

Keterkaitan antara cakupan bidang tugas dan peran pejabat pengawas dengan aksi perubahan, yaitu

1. Pejabat Pengawas bertanggung jawab untuk mengawasi pelaksanaan pendampingan proses pendaftaran sertifikat halal
2. Pejabat Pengawas membantu memastikan bahwa pelaku usaha mendapatkan informasi dan edukasi tentang pendaftaran sertifikat halal secara efisien, efektif, dan akuntabel, sehingga pelaku usaha mendapatkan pelayanan yang berkualitas. 
3. Pejabat Pengawas mengawasi bagaimana operator call center menjalankan tugas-tugas secara profesional
4. Pejabat Pengawas memastikan bahwa pendamping halal mengikuti prosedur yang benar, dan bersikap ramah dan responsif terhadap pelaku usaha
5. Pejabat pengawas mengawasi aspek administrasi seperti pengelolaan dokumen, penyimpanan data, dan pemeliharaan sarana prasarana

4. PROFIL UPTD INDUSTRI PANGAN DAN TEKSTIL DINAS PERINDUSTRIAN PROVINSI SUMATERA SELATAN

Dasar hukum pembentukan UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan yaitu:

1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah Tingkat I Sumatera Selatan
2. Undang-undang Nomor 3 Tahun 2014 tentang Perindustrian
3. Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Pemeritahan Daerah
4. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2017 tentang Pedoman Pembentukan dan Klasifikasi Cabang Dinas dan Unit Pelaksana Teknis Daerah
6. Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Selatan
7. Peraturan Gubernur Nomor No. 64 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan
8. Peraturan Gubernur Nomor No. 10 Tahun 2018 tentang Pembentukan, Uraian Tugas dan Fungsi UPTD Industri Pangan dan Tekstil Pada Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan

Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Industri Pangan dan Tekstil untuk melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang pada Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan, serta dalam rangka pembangunan industri yang maju melalui penguatan struktur industri yang mandiri dan berdaya saing dengan mendayagunakan sumber daya secara optimal dan efisien.

UPTD Industri Pangan dan Teksti Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan merupakan suatu unit kerja Dinas yang dikelola secara profesional dengan prinsip nirlaba yang mempunyai tugas dan fungsi memberikan pelayanan kepada perusahaan dan pelaku industri dalam rangka pembinaan dan pengembangan sektor industri.

Susunan Organisasi UPTD Industri Pangan dan Tekstil Kelas A terdiri dari :

1. Kepala UPTD
2. Sub Bagian Tata Usaha
3. Seksi Pengembangan Teknologi Industri Pangan dan Tekstil dan Seksi Pengembangan Usaha Industri Pangan dan Tekstil
4. Kelompok jabatan Fungsional

Seksi Pengembangan Teknologi Industri Pangan dan Tekstil mempunyai tugas:

1. Melaksanakan penyusunan program dan kegiatan pengembangan teknologi industri pangan dan tekstil
2. Melaksanakan penyusunan bahan petunjuk teknis pengembangan pelayanan teknologi industri pangan dan tekstil
3. Melaksanakan fasilitasi pengembangan dan pelayanan teknologi industri di sentra - sentra industri  pangan dan tekstil
4. Melaksanakan fasilitasi pengembangan desain kemasan, teknologi proses, diversifikasi produk dan penerapan teknologi industri pangan dan tekstil
5. Melaksanakan penyusunan bahan usulan kebutuhan sarana pelayanan dan pengembangan teknologi industri pangan dan tekstil
6. Melaksanakan koordinasi dengan industri terkait dalam rangka bimbingan teknis produksi
7. Melaksanakan bimbingan teknis penerapan teknologi dan produksi
8. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan
9. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait
10. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan program kegiatan
11. Melaksanakan tugas  lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya

Fasilitasi pelayanan publik yang ada di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan :

1. Layanan Pembuatan NIB OSS (Nomor Induk Berusaha Online Single Submission)
2. Layanan Pembuatan SPP-IRT (Sertifikat Produksi Pangan Industri rumah Tangga)
3. Layanan Pembuatan Sertifikat Halal

Layanan Pembuatan Kekayaan Intelektual (KI)

5. ANALISA MASALAH

Peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan mencakup berbagai permasalahan, mulai dari sosialisasi yang belum optimal, pendampingan yang belum efektif, hingga belum optimalnya monitoring dan evaluasi. Permasalahan ini berdampak pada kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan.

Kondisi layanan pendaftaran halal saat ini di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan :

1. Belum optimalnya sosialisasi

Kurangnya sosialisasi sehingga banyak pelaku usaha yang belum memahami proses pendaftaran sertifikat halal

2. Belum efektifnya pendampingan bagi pelaku usaha dalam proses pendaftaran sertifikat halal

Pendampingan yang belum efektif bagi pelaku usaha dapat menghambat perkembangan usaha. Proses pendaftaran sertifikat halal dianggap rumit dan memakan waktu, sehingga perlu pendampingan yang efektif.

3. Belum optimalnya monitoring dan evaluasi

        Monitoring dan evaluasi yang belum optimal dapat menyebabkan pelayanan pendaftaran sertifikat halal menjadi tidak efisien dan kurang memuaskan bagi pelaku usaha hal ini dapat menyebabkan pelaku usaha merasa kesulitan dalam mendapatkan sertifikat halal, sehingga mengurangi minat mereka untuk mendapatkan sertifikat halal

        Kondisi di atas menunjukkan perlunya upaya untuk meningkatkan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Industri Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan. Diperlukan strategi yang meliputi sosialisasi yang optimal, pendampingan bagi pelaku usaha yang efektif dan monitoring dan evaluasi yang lebih optimal. Dengan melakukan strategi ini, diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Industri Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan.

                Kondisi layanan pendaftaran sertifikat halal ideal yang diharapkan di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan :

1.         Optimalnya sosialisasi pendaftaran sertifikat halal melalui leaflet dan media sosial

2.         Efektifnya Pendampingan bagi pelaku usaha dalam proses pendaftaran sertifikat halal

3.         Optimalnya Monitoring dan evaluasi

Perbandingan kondisi saat ini dan kondisi ideal yang diharapkan sebagaimana tersebut dalam tabel berikut :

TABEL 1.2 PERBANDINGAN KONDISI SAAT INI DAN KONDISI YANG DIHARAPKAN

1. IDENTIFIKASI ISU MENGGUNAKAN USG (URGENCY, SERIOUSNESS, GROWTH)

Dari permasalahan di atas, identifikasi isu menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Dari permasalahan di atas, identifikasi isu menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Penggunaan metode ini bertujuan untuk menyusun urutan prioritas permasalahan yang harus segera diselesaikan.

Cara yang dilakukan adalah dengan menentukan tingkatan (Urgency) seberapa mendesak permasalahan harus segera dibahas, dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu memecahkan masalah tersebut. Keseriusan (Seriousness) seberapa serius permasalahan perlu dibahas, dikaitkan dengan akibat yang akan timbul jika permasalahan tidak segera dipecahkan. Seberapa besar kemungkinan permasalahan  berkembang jika tidak ditangani dengan sebagaimana mestinya (Growth).

TABEL 1.3 ANALISIS PEMILIHAN ISU

Keterangan Penilaian :

          1 = sangat bermasalah

          2 = cukup bermasalah

                                  3 = bermasalah

          4 = agak bermasalah

          5 = kurang bermasalah

Hasil tapisan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth), maka diperoleh hasil nilai total 15. Bahwa permasalahan yang paling mendesak, serius dan perlu segera ditangani agar tidak semakin berdampak besar yaitu “Belum Efektifnya Pendampingan Bagi Pelaku Usaha”.

2. FAKTOR PENYEBAB MASALAH

Untuk mengetahui penyebab permasalahan yang terjadi terkait “Belum Efektifnya Pendampingan Bagi Pelaku Usaha” maka dilakukan analisa menggunakan metode Fishbone. Diagram fishbone sendiri adalah metode yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai penyebab dari sebuah kejadian atau proses permasalahan dapat terjadi. Berikut adalah hasil analisa yang digambarkan dengan tulang ikan (fishbone diagram).

TABEL 1.4 TABEL DIAGNOSA PENYEBAB MASALAH

Berdasarkan hasil analisis Fishbone diatas, dapat ditarik penyebab terjadinya permasalahan “Belum efektifnya Pendampingan Bagi Pelaku Usaha” adalah sebagai berikut :

1. Kurangnya tenaga pendamping
2. Kurangnya informasi tentang pendaftaran sertifikat halal
3. Belum ada database pelaku usaha
4. Kuota sertifikat halal terbatas
5. Belum ada SOP
6. Belum ada Call Center

3. DAMPAK MASALAH

Dampak masalah dari isu ”Belum Efektifnya Pendampingan Bagi Pelaku Usaha” yang ada di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan jika tidak diselesaikan dilihat dari berbagai perspektif yaitu :

1. Ketidakpuasan Pelaku Usaha

Waktu tunggu yang lama, prosedur yang rumit, dan kurangnya transparansi dapat membuat pelaku usaha merasa tidak puas dengan pelayanan yang mereka terima

1. Menurunnya kepercayaan

        Pelayanan publik yang buruk dapat memicu penurunan kepercayaan pelaku usaha terhadap pemerintah dan aparatur negara. 

2. Hambatan pertumbuhan ekonomi dan sosial

        Pelayanan publik yang tidak optimal dapat menghambat investasi, mengurangi produktivitas, dan memperlebar kesenjangan sosial. 

3. Peningkatan potensi korupsi

        Pelayanan yang tidak transparan dan prosedur yang rumit dapat membuka peluang bagi praktik korupsi

4. Reputasi buruk

        Aparatur yang tidak kompeten atau tidak berkinerja baik dapat merusak reputasi institusi pemerintah dan menyebabkan ketidakpuasan pelaku usaha

6. STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

1. TEROBOSAN INOVASI

        Solusi pemecahan masalah isu “Belum Efektifnya Pendampingan Bagi Pelaku Usaha” yang ada di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan, setelah diketahui penyebab terjadinya permasalahan, ditemukan strategi untuk penyelesaian permasalahan sebagai berikut :

a.          Membentuk Tim efektif

b.        Membuat SOP

c.         Membuat call center

d.         Melaksanakan mentoring

e.         Melaksanakan sosialisasi melalui leaflet dan media sosial

f.        Melakukan pendaftaran sertifikat halal secara langsung ke tempat produksi pelaku usaha

g.         Membuat database pelaku usaha

h.         Mengusulkan kuota sertifikat halal

i.        Membentuk Komunitas Pelaku Usaha Halal Sumatera Selatan

2. MILESTONE

Untuk melaksanakan aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini, maka disusun tahapan kegiatan sebagai berikut :

1. Milestone jangka Pendek (0 - 2 Bulan)

1. Melakukan konsultasi dengan mentor

1. Menyampaikan rancangan aksi perubahan
2. Meminta arahan mentor mengenai pelaksanaan aksi perubahan
3. Meminta persetujuan mentor mengenai pelaksanaan aksi perubahan

1. Membentuk Tim efektif

1. Membuat surat undangan, daftar hadir dan bahan rapat
2. Menjelaskan konsep pelaksanaan aksi perubahan
3. Menentukan dan menyusun rencana kegiatan yang akan dilakukan

2. Menyusun SOP

1. Mencari referensi terkait SOP
2. Menyusun rancangan SOP
3. Meminta saran dan masukan mentor mengenai rancangan SOP
4. Menyampaikan SOP kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan
5. Melakukan sosialisasi SOP

3. Membuat Call Center

1. Memilih nomor call center
2. Menunjuk operator call center
3. Mempromosikan call center

4. Mentoring

1. Mentoring Operator Call Center
2. Mentoring Pendamping Halal

1. Sosialisasi melalui leaflet dan media sosial

1. Membuat leaflet
2. Membuat flyer
3. Mendistribusikan leaflet
4. Menyebarkan flyer

2. Milestone Jangka Menengah (2 - 6 bulan)

Pendaftaran sertifikat halal secara langsung ke tempat produksi pelaku usaha

1. Persiapan
2. Kunjungan ke tempat produksi
3. Proses pendaftaran

3. Milestone Jangka Panjang (6 bulan – 2 tahun)

Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi

1. Menyusun database pelaku usaha
2. Mengusulkan anggaran kuota halal
3. Membentuk Komunitas Pelaku Usaha Halal Sumatera Selatan

TABEL 1.5 TAHAPAN AKSI PERUBAHAN

TABEL 1.6 TAHAPAN AKSI PERUBAHAN JANGKA PENDEK

BAB II

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

1. MEMBANGUN INTEGRITAS

Untuk membangun integritas dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan, kegiatan yang dilakukan adalah sosialisasi, peningkatan kompetensi, penggunaan teknologi, serta penguatan sinergi.

1. Sosialisasi

Membangun integritas melalui sosialisasi adalah upaya untuk menanamkan nilai-nilai kejujuran, konsistensi, dan tanggung jawab kepada individu atau kelompok melalui berbagai kegiatan komunikasi dan pendidikan. Tujuannya adalah menciptakan pemahaman bersama tentang pentingnya integritas dan mendorong perilaku yang sesuai dengan nilai-nilai tersebut dalam kehidupan sehari-hari. 

Sosialisasi dapat dilakukan dengan berbagai metode, dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan akan mengunakan leaflet dan media sosial sebagai media sosialisasi :

1. Leaflet

Menyebarkan leaflet yang informatif tentang pendaftaran sertifikat halal pada saat acara komunitas pelaku usaha dan di  tempat-tempat strategis seperti sentra kuliner dan pasar

2. Media Sosial

Menggunakan media sosial facebook, instagram, whatsapp dan tiktok untuk menyebarkan informasi tentang pendaftaran sertifikat halal

TABEL 2.1 TAHAPAN PEMBUATAN LEAFLET DAN MEDIA SOSIAL

1. Peningkatan Kompetensi

Membangun integritas dengan peningkatan kompetensi adalah proses mengembangkan kualitas diri yang konsisten antara nilai, norma, dan tindakan, serta kemampuan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan kompeten. Ini melibatkan pengembangan karakter yang jujur, bertanggung jawab, dan berpegang pada etika, serta kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan dalam pekerjaan. 

Peningkatan kompetensi dapat dilakukan dengan berbagai metode, dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan akan mengunakan metode mentoring.

1. Melaksanakan mentoring untuk operator Call Center yang mencakup cara menangani berbagai jenis pertanyaan dan keterampilan interpersonal untuk melayani pelaku usaha. 
2. Melaksanakan mentoring untuk pendamping halal yang mencakup pengetahuan tentang kehalalan produk dan penggunaan sistem pendaftaran

Agar mentoring berjalan lancar, perlu dipersiapkan beberapa hal, yaitu menentukan tujuan mentoring, mempersiapkan pertanyaan dan topik diskusi, melakukan refleksi diri, menyesuaikan harapan, dan mempersiapkan dokumen pendukung. Mentor dan mentee juga perlu membangun hubungan yang baik, berkomunikasi terbuka, dan memberikan umpan balik secara konstruktif. 

1. Menentukan Tujuan Mentoring:

        Tentukan tujuan mentoring yang jelas dan spesifik. Semakin jelas tujuan, semakin efektif sesi mentoring

2. Persiapan Pertanyaan dan Topik Diskusi:

        Siapkan daftar pertanyaan atau topik yang ingin dibahas bersama mentor. Ini membantu memaksimalkan waktu dan memastikan semua hal penting tercover

c.         Refleksi Diri:

        Lakukan refleksi diri tentang pencapaian dan tantangan yang dialami. Ini membantu mentor memahami perkembangan mentee

d.         Menyesuaikan Harapan:

        Jelaskan harapan dari sesi mentoring, termasuk jenis dukungan yang dibutuhkan

e.         Persiapan Dokumen Pendukung:

        Siapkan dokumen atau materi pendukung yang relevan dengan sesi mentoring

f.         Membangun Hubungan yang Baik:

        Bentuk hubungan saling percaya dan suportif antara mentor dan mentee. 

g.         Komunikasi Terbuka:

        Jaga komunikasi yang terbuka dan jujur antara mentor dan mentee. 

h.         Umpan Balik Konstruktif:

        Berikan dan terima umpan balik secara konstruktif. 

i.         Partisipasi Aktif:

        Mentee perlu berkomitmen untuk belajar dan siap menerima ilmu baru. 

j.         Memperhatikan Waktu:

        Selesaikan tugas yang diberikan oleh mentor tepat waktu. 

k.         Aktif Mencari Solusi:

        Jangan hanya menunggu mentor, tetapi aktiflah mencari solusi dan meminta saran. 

l.         Terus Belajar:

Terus belajar dan mengembangkan diri, baik sebagai mentor maupun mentee. 

3.         Penggunaan Teknologi:

Membangun integritas dengan penggunaan teknologi merujuk pada pemanfaatan teknologi secara etis dan bertanggung jawab untuk memperkuat nilai-nilai integritas dalam berbagai aspek kehidupan. Hal ini mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi, serta untuk memerangi korupsi dan praktik tidak etis lainnya. 

Penggunaan teknologi dapat dilakukan dengan berbagai metode, dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan akan menerapkan sistem pendaftaran online yang mudah, transparan, dan efisien. 

GAMBAR 2.2 DIGITALISASI DAN REGISTRASI SIHALAL

Pendamping halal akan mendampingi pelaku usaha membuat akun SiHALAL dengan cara mengunjungi website ptsp.halal.go.id, lalu pilih “DAFTAR DISINI". Setelah itu, pilih "Pelaku Usaha sebagai tipe pengguna, masukkan nama, email, dan kata sandi, lalu klik “BUAT AKUN". Kemudian, verifikasi akun melalui nomor WA yang diberikan, dan login dengan email dan password yang telah dibuat. 

Langkah-langkah detailnya sebagai berikut:

1. Buka website SiHALAL .
2. Pilih “DAFTAR DISINI" .
3. Pilih tipe pengguna "Pelaku Usaha
4. Isi formulir pendaftaran dengan data diri:
5. Nama pelaku usaha
6. Email yang aktif
7. 3.    Kata sandi minimal 8 karakter dan konfirmasi password
8. Klik “BUAT AKUN" .
9. Cek WA untuk verifikasi akun atau langsung login dengan email dan password yang telah dibuat

4.         Penguatan Sinergi:

Penguatan sinergi adalah upaya untuk memperkuat atau meningkatkan hubungan kerjasama yang produktif dan harmonis antara berbagai pihak, baik internal dalam suatu organisasi maupun eksternal dengan pemangku kepentingan. Tujuannya adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik dan lebih besar daripada jika pihak-pihak tersebut bekerja secara terpisah.

Membangun integritas dengan penguatan sinergi adalah upaya untuk memperkuat nilai-nilai moral dan etika dalam diri seseorang atau organisasi, serta membangun hubungan kerja yang harmonis dan efektif melalui kolaborasi. Hal ini melibatkan tindakan individu dan juga kerjasama antar tim atau unit dalam mencapai tujuan bersama. 

Dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan akan menjalin sinergi dengan Badan Penyelenggara Jaminan Produk HalaL (BPJPH) dan Lembaga Penjamin Proses Produk Halal (LP3H)

GAMBAR 2.3 AUDIENSI DENGAN BPJPH SUMSEL

GAMBAR 2.4 AUDIENSI DENGAN LP3H AS SYIFA RUHIYAH

2. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN (PEMANFAATAN IT)

Dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini memanfaatkan call center sebagai media IT untuk membantu dalam mengelola data, mempercepat proses, meningkatkan efisiensi, dan membuat layanan lebih transparan dan mudah diakses.

Sebagai panduan atau pedoman dalam menggunakan call center dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berisi langkah-langkah atau prosedur baku yang harus diikuti untuk memastikan konsistensi, efisiensi, dan efektivitas dalam pelaksanaan tugas. Adapun SOP pendaftaran sertifikat halal melalui call center adalah sebagai berikut :

1. Menghubungi Call Center

Pelaku usaha menghubungi call center terkait pendaftaran sertifikat halal melalui nomor telepon yang tertera di leaflet, flyer dan caption yang disebar di media sosial

2.         Konsultasi

Petugas call center akan memberikan informasi dengan mengirimkan link google form tentang persyaratan yang dibutuhkan dan prosedur pengajuan

3.         Persiapan Dokumen

Pelaku usaha mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti KTP, Nomor Induk Berusaha (NIB), email aktif dan no wa aktif yang akan diupload di link google form

4.         Mengisi Link Google Form

Pelaku usaha mengisi formulir pendaftaran sertiifkat halal melalui link google form yang diberikan melalui call center secara lengkap dan benar

5.         Pemrosesan pendaftaran sertifikat halal

        Call center menginformasikan dengan pendamping untuk menjadwalkan kunjungan ke tempat produksi pelaku usaha

6.         Kunjungan ke tempat produksi

Pendamping halal mengunjungi tempat produksi pelaku usaha.  Pendamping akan memvalidasi penyediaan bahan, pengolahan, penyimpanan, pengemasan, pendistribusian, penjualan dan penyajian produk.

7.         Pendampingan proses pendaftaran

        Pendamping akan mendampingi pelaku usaha selama proses pendaftaran sertifikat halal

8.           Pembuatan Akun SIHALAL

        Pelaku usaha mengajukan permohonan dengan membuat Akun SIHALAL dengan didampingi pendamping halal

9.         Pengecekan Data

        Pendamping halal akan mengecek kelengkapan data. Apabila masih belum lengkap akan dikembalikan ke pelaku usaha. apabila sudah lengkap akan dikirimkan ke kementerian agama untuk diproses

10.         Verifikasi dan validasi

        Kementerian Agama akan  memverifikasi dan memvalidasi  data yang telah diisi oleh pelaku usaha. Apabila masih belum lengkap akan dikembalikan ke pelaku usaha. apabila sudah lengkap dan memenuhi persyaratan akan menerbitkan sertiifkat halal

11.         Penyelesaian

Pelaku usaha akan menerima sertifikat dan siap menjalankan usahanya menggunakan logo dan ID sesuai yang tertera di sertifikat halal

Selain menggunakan call center untuk membantu dalam mengelola data, mempercepat proses, meningkatkan efisiensi, dan membuat layanan lebih transparan dan mudah diakses, dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini menggunakan Google Formulir.

Google Formulir adalah alat online yang digunakan untuk membuat formulir dan survei secara mudah, cepat, dan gratis. Google Formulir digunakan untuk mengumpulkan data pelaku usaha secara online sehingga pelaku usaha tidak perlu dating langsung untuk menggumpulkan dokumen sehingga layanan pendaftaran sertifikat halal bisa efektif dan efisien.

LINK GOOGLE FORM : DAFTAR HALAL GRATIS UNTUK PRODUK NON AYAM NON DAGING NON UNGGAS :  https://forms.gle/RoVM68pC36dvdVhaA dan QR Code yang bisa diakses adalah sebagai berikut : https://bit.ly/43MAyoH 

GAMBAR 2.5 BARCODE PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL

3. PENGELOLAAN TIM

Membangun tim efektif melibatkan beberapa tahapan dan prinsip penting, seperti membentuk tim, menentukan aspirasi dan aturan, serta memastikan pelaksanaan dan penghentian yang efektif. Penting untuk membangun komunikasi yang efektif, menetapkan tujuan bersama, membangun kepercayaan, dan menghargai perbedaan dalam tim.

Tahapan Membangun Tim Efektif adalah sebagai berikut :

1. 1.         Forming (Pembentukan Tim)

Pada tahap ini, anggota tim mulai mengenal satu sama lain dan memahami peran masing-masing

1. Storming (Penentuan Aspirasi)

Tahap ini melibatkan adanya konflik atau perselisihan pendapat saat anggota tim berusaha menentukan arah dan tujuan bersama

2. Norming (Penentuan Aturan):

Setelah melewati tahap konflik, tim mulai membangun aturan dan norma yang akan mengatur interaksi dan kerjasama mereka.

3. Performing (Pelaksanaan):

Tahap ini adalah saat tim mulai bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4. Adjourning (Penghentian):

Tahap terakhir yang menandai berakhirnya proyek atau tugas tim. 

Dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini pembentukan tim efektif sebagai berikut :

GAMBAR 2.6 FLOWCHART TIM EFEKTIF

TABEL 2.7 SUSUNAN TIM EFEKTIF

BAB III

DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

1. CAPAIAN PERBAIKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

Capaian aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ditandai dengan peningkatan jumlah pelaku usaha yang mendapat pendampingan pendaftaran sertifikat halal.

Jumlah pelaku usaha yang telah mendapat pendampingan pendaftaran sertifikat halal selama bulan Juni sampai dengan Juli 2025 sebanyak 50 orang. Target jumlah pelaku usaha yang akan mendapat pendampingan pendaftaran sertifikat halal sampai dengan Desember 2025 adalah 200 orang.

TABEL 3.1 PERSENTASE PENDAMPINGAN PELAKU USAHA

TABEL 3.2 JADWAL PELAKSANAAN JANGKA PENDEK

WAKTU PELAKSANAAN 9 MEI – 11 JULI 2025

2. BUKTI PERBAIKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

1. MELAKUKAN KONSULTASI DENGAN MENTOR

Hasil konsultasi dengan mentor untuk pelaksanaan aksi perubahan agar menambahkan call center sebagai salah satu inovasi.

GAMBAR 3.3 KONSULTASI MENTOR

2. MEMBENTUK TIM EFEKTIF

Tim efektif dibentuk dengan Surat Keputusan Kepala UPTD Industri Pangan dan Tekstil nomor 800/10/DISPERIND/UPTD/V/2025 tanggal 20 Mei 2025 tentang pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan Peningkatan Kualitas Layanan Pendaftaran Sertifikat Halal Melalui Call Center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan dan selanjutnya dilaksanakan rapat tim efektif tanggal 26 Mei 2025 di Ruang Rapat Dinas perindustrian Provinsi Sumatera Selatan yang dihadiri Sekretaris Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan, Kepala UPTD Industri Pangan dan Tekstil beserta seluruh anggota tim Efektif.

GAMBAR 3.4 SK TIM EFEKTIF

GAMBAR 3.5 TIM EFEKTIF

TABEL 3.6 TABEL JABATAN TIM EFEKTIF

GAMBAR 3.7 RAPAT TIM EFEKTIF

3. MENYUSUN SOP CALL CENTER

GAMBAR 3.8 PENYUSUNAN SOP CALL CENTER

GAMBAR 3.9 SOP PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL MELALUI CALL CENTER

4. MEMBUAT CALL CENTER

Untuk membuat call center dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

1. Memilih nomor call center

Pemilihan nomor call center layanan pendaftaran sertifikat halal dipilih nomor yang mudah diingat yaitu 0851 77 11 5151

2. Menunjuk operator call center sebagai orang yang bertanggung jawab menjawab panggilan masuk, menerima pesan, memberikan informasi, menyelesaikan masalah atau keluhan pelaku usaha serta menyampaikan sambungan telepon yang masuk kepada pendamping halal. Selain itu seorang operator call center juga bertanggung jawab membuka saluran telepon bila ada yang hendak menghubungi pelaku usaha. Penunjukan operator call center dengan surat keputusan Kepala Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan nomor 800/13/DISPERIND/UPTD/VI/2025 tanggal 24 Juni 2025

GAMBAR 3.10 SK OPERATOR CALL CENTER

GAMBAR 3.11 PEMASANGAN CALL CENTER

GAMBAR 3.12 PENGGUNAAN CALL CENTER 

5. MENTORING

GAMBAR 3.13 MENTORING OPERATOR CALL CENTER

Tabel 3.14 STRATEGI PENGEMBANGAN KOMPETENSI

Gambar 3.15 MENTORING PENDAMPING HALAL

5. SOSIALISASI PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL PELAKU USAHA MELALUI LEAFLET DAN MEDIA SOSIAL

GAMBAR 3.16 LEAFLET

GAMBAR 3.17 SOSIALISASI MELALUI LEAFTLET

GAMBAR 3.18 UPDATE JUMLAH LIKE MELALUI INSTAGRAM

GAMBAR 3.16 SOSIALISASI MELALUI MEDIA SOSIAL 

6. PENDAMPINGAN PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL PELAKU USAHA

GAMBAR 3.13 PENDAMPINGAN PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL PELAKU USAHA

DI KANTOR

GAMBAR 3.14 PENDAMPINGAN PENDAFTARAN SERTIFIKAT HALAL PELAKU USAHA

DI TEMPAT USAHA

3. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

1. Cakupan Manfaat

Aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini diharapkan berdampak positif terhadap :

6. Peningkatan kualitas produk pelaku usaha
7. Kepuasan pelaku usaha
8. Pengurangan biaya dan waktu pelayanan
9. Peningkatan kompetensi
10. Penyediaan sarana pendukung yang memadai 

2. Manfaat aksi perubahan pada jangka pendek, menengah dan panjang

Aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat secara kualitatif sebagai berikut :

2. Bagi UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan

4. MANFAAT JANGKA PENDEK

6. Layanan yang lebih efisien dapat mengurangi beban kerja bagi petugas, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas lain
7. Proses pendaftaran sertifikat halal yang lebih cepat dan mudah dapat meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya bagi pelaku usaha
8. Pelayanan yang baik dan efisien dapat meningkatkan kepuasan pelaku usaha
9. Dengan layanan yang lebih baik, diharapkan jumlah komplain dari pelaku usaha dapat berkurang
10. Dapat membantu meningkatkan komunikasi antara lingkungan kerja dengan anggota tim yang bertugas mengelola layanan untuk meningkatkan relevansi, kemanfaatan, kualitas, dan penerimaan pelaku usaha

5. MANFAAT JANGKA MENENGAH

3. Layanan pendaftaran sertifikat halal yang lebih baik dapat meningkatkan kepatuhan pelaku usaha terhadap regulasi halal, sehingga produk mereka lebih terjamin kehalalannya
4. Dapat membantu meningkatkan transparansi layanan dengan menyediakan informasi yang akurat dan terkini tentang layanan yang disediakan

6. MANFAAT JANGKA PANJANG

6. Database dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang lebih baik terkait pembinaan dan pengembangan sektor industri
7. Dapat meningkatkan reputasi di mata pelaku usaha
8. Mendorong pertumbuhan ekonomi loKal
9. Membantu meningkatkan pendapatan pelaku usaha
10. Mendorong pertumbuhan ekonomi

4. Bagi Pelaku Usaha

4. MANFAAT JANGKA PENDEK

1. Mendapat proses lebih mudah dan cepat
2. Mendapat fasilitasi biaya pendaftaran gratis

5. MANFAAT JANGKA MENENGAH

3. Dengan memiliki sertiifkat halal dapat meningkatkan kepercayaan konsumen
4. Memudahkan pelaku usaha untuk memenuhi regulasi dan standar kehalalan yang ditetapkan pemerintah, sehingga mengurangi risiko sanksi

6. MANFAAT JANGKA PANJANG

10. Memperluas pasar
11. Meningkatkan daya saing produk
12. Jaminan kualitas produk
13. meningkatkan citra merek
14. membuka peluang ekspor
15. mendorong lebih banyak pelaku usaha untuk mendapatkan sertifikat hala
16. Memungkinkan pelaku usaha untuk berinteraksi dengan pemerintah secara lebih mudah dan efektif
17. Memungkinkan pelaku usaha untuk memantau dan mengevaluasi kinerja pemerintah
18. Memungkinkan pelaku usaha untuk berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan

5. Manfaat secara kuantitif

Aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat secara kuantitatif. Indikator-indikator yang dapat diukur secara kuantitatif adalah dengan meningkatnya jumlah pelaku usaha yang memiliki sertifikat halal.

TABEL 3.15 MANFAAT KUANTITATIF

Data : Dinas Perindustrian Prov.Sumsel

4. IMPLEMENTASI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DALAM AKSI PERUBAHAN.

Implementasi pengembangan kompetensi adalah proses penerapan berbagai kegiatan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan seseorang atau kelompok agar dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Implementasi ini melibatkan berbagai tahapan, mulai dari perencanaan kebutuhan, pelaksanaan program, hingga evaluasi hasil.

Tahapan dan kegiatan implementasi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini sebagai berikut :

1.         Perencanaan Pengembangan Kompetensi:

a.         Identifikasi Kebutuhan:

Menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, jabatan, atau pekerjaan tertentu. Hal ini dapat dilakukan melalui analisis jabatan, survei, atau evaluasi kinerja.

3. Perumusan Rencana Pengembangan:

Merancang program pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi, termasuk jenis pelatihan, durasi, metode, dan sumber daya yang dibutuhkan.

4. Validasi Rencana:

Memastikan rencana pengembangan telah disetujui oleh pihak terkait dan sesuai dengan standar kompetensi yang berlaku. 

2.         Pelaksanaan Pengembangan Kompetensi:

a.         Pelatihan dan Diklat:

Mengadakan pelatihan atau diklat untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

1. Mentoring:

Memberikan bimbingan dan dukungan oleh mentor yang lebih berpengalaman.

2. Pembelajaran Otodidak:

Memberikan kesempatan untuk belajar secara mandiri melalui buku, artikel, atau sumber online.

3. Proyek Khusus:

Memberikan tugas atau proyek khusus yang memungkinkan untuk mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang telah diperoleh

3.         Evaluasi Pengembangan Kompetensi:

a.         Evaluasi

Mengevaluasi tingkat pemahaman dan keterampilan yang telah diperoleh oleh peserta.

1. Evaluasi Program:

Mengevaluasi efektivitas program pengembangan, termasuk relevansi dengan kebutuhan, kualitas materi, dan respon

2. Evaluasi Dampak:

Mengevaluasi dampak program pengembangan terhadap kinerja organisasi, produktivitas, atau kualitas layanan. 

Langkah-langkah strategis untuk pengembangan kompetensi diri:

1.         Kenali Diri Sendiri

Identifikasi kekuatan, kelemahan, minat, dan nilai-nilai pribadi. Ini akan membantu dalam menentukan area yang perlu ditingkatkan

2.         Tetapkan Tujuan

Tentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu (SMART). Tujuan ini akan menjadi panduan dalam pengembangan diri

3.         Belajar Secara Aktif

a.         Membaca buku, artikel, dan sumber online yang relevan dengan bidang yang diminati. 

b.         Mengikuti pelatihan, kursus, atau seminar untuk meningkatkan keterampilan tertentu. 

c.         Mencari mentor atau tokoh inspiratif yang dapat memberikan bimbingan dan saran. 

4.         Terus Belajar dan Berkembang:

a.         Mencari Tantangan Baru: Menantang diri dengan mengerjakan proyek baru atau mengambil tugas yang lebih menantang. 

b.         Berpartisipasi dalam Kegiatan: Bergabung dengan organisasi, komunitas, atau kegiatan yang relevan dengan minat dan tujuan. 

c.         Evaluasi Diri: Lakukan refleksi diri secara berkala untuk melihat kemajuan dan area yang perlu ditingkatkan

5.         Konsisten dan Disiplin:

Terus berlatih dan menerapkan apa yang telah dipelajari secara konsisten. 

6.         Jaringan dan Relasi:

Bangun jaringan dengan orang-orang yang memiliki minat dan tujuan yang sama. 

7.         Manfaatkan Teknologi:

Gunakan teknologi untuk belajar secara mandiri, misalnya melalui e-learning, video tutorial, atau podcast.

BAB IV

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Keberlanjutan aksi perubahan mengacu pada kemampuan aksi perubahan untuk terus berlanjut dan memberikan dampak positif dalam jangka panjang, bahkan setelah aksi perubahan berakhir. Ini memastikan bahwa upaya perubahan yang telah dilakukan tidak hanya bersifat sementara, tetapi memiliki fondasi yang kuat untuk terus beroperasi dan memberikapn manfaat berkelanjutan. Beberapa faktor yang mempengaruhi keberlanjutan aksi perubahan :

1. Dukungan pimpinan dan pemangku kepentingan

Keterlibatan aktif dari pimpinan dan pihak-pihak terkait sangat penting untuk memastikan bahwa aksi perubahan didukung secara finansial, sumber daya, dan kebijakan. Dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini pimpinan yang terlibat aktif adalah Kepala Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan, Kepala UPTD Industri Pangan dan Tekstil dan pihak yang terkait adalah BPJPH dan LP3H.

1. Kinerja tim efektif

Tim yang terdiri dari individu yang kompeten dan berkomitmen untuk menjalankan peran masing-masing dalam aksi perubahan sangat krusial. Tim Efektif adalah Tim yang dibentuk sesuai surat Keputusan Kepala UPTD Industri Pangan dan Tekstil nomor 800/10/DISPERIND/UPTD/V/2025 tanggal 20 Mei 2025

2. Kerjasama antar tim

Kerjasama yang baik antara berbagai tim atau unit yang terlibat dalam aksi perubahan akan memastikan kelancaran implementasi dan keberlanjutan program

3. Evaluasi dan adaptasi

Melakukan evaluasi secara berkala terhadap aksi perubahan dan melakukan penyesuaian jika diperlukan akan membantu memastikan bahwa program tetap relevan dan efektif. 

4. Peningkatan kinerja dan pelayanan publik

Jika aksi perubahan berdampak positif pada peningkatan kinerja dan pelayanan publik, kemungkinan besar aksi tersebut akan didukung untuk terus berlanjut.

3. KEGIATAN JANGKA PENDEK

1. Terbentuknya Tim Efektif
2. Tersedianya SOP
3. Tersedianya call center
4. Terlaksananya mentoring
5. Terlaksananya sosialisasi melalui leaflet dan media sosial

Gambar 4.1 RAPAT KEGIATAN JANGKA PENDEK

4. TARGET CAPAIAN JANGKA MENENGAH

1. Persiapan

Pendamping akan membantu pelaku usaha untuk memahami proses pendaftaran sertifikat halal, mempersiapkan dokumen yang diperlukan, dan memastikan produk memenuhi persyaratan kehalalan

2. Kunjungan Ke Tempat Produksi

Pendamping akan melakukan verifikasi dan validasi terhadap bahan-bahan yang digunakan, proses produksi, dan dokumen terkait untuk memastikan kehalalan produk dengan mengunjungi tempat produksi pelaku usaha

3. Pendaftaran

Pendamping halal akan mendampingi pelaku usaha membuat akun SiHALAL dengan cara mengunjungi website ptsp.halal.go.id, lalu pilih “DAFTAR DISINI". Setelah itu, pilih "Pelaku Usaha sebagai tipe pengguna, masukkan nama, email, dan kata sandi, lalu klik “BUAT AKUN". Kemudian, verifikasi akun melalui nomor WA yang diberikan, dan login dengan email dan password yang telah dibuat. 

Langkah-langkah detailnya sebagai berikut:

1. Buka website SiHALAL .
2. Pilih “DAFTAR DISINI" .
3. Pilih tipe pengguna "Pelaku Usaha
4. Isi formulir pendaftaran dengan data diri:
5. Nama pelaku usaha
6. Email yang aktif
7. Kata sandi minimal 8 karakter dan konfirmasi password
8. Klik “BUAT AKUN" .

Cek WA untuk verifikasi akun atau langsung login dengan email dan password yang telah dibuat

Pendampingan Pendaftaran sertifikat halal selama jangka pendek 50 orang dan target capaian pendampingan pendaftaran sertifikat halal jangka menadalah 200 orang pelaku usaha

5. TARGET JANGKA PANJANG

1. Tersedianya database pelaku usaha

        Untuk penyusunan database pelaku usaha yang telah memiliki sertifikat halal akan bekerjasama denga Politeknik Sriwijaya (POLSRI)

GAMBAR 4.2. PERSIAPAN MOU DISPERIND DENGAN POLSRI

GAMBAR 4.3. PENANDATANGANAN MOU DISPERIND DENGAN POLSRI

GAMBAR 4.4. MOU DISPERIND DENGAN POLSRI

2. Tersedianya kuota sertifikat halal

Untuk pengusulan anggaran sertifikat halal guna tersedianya kuota sertifikat halal bagi pelaku usaha, akan dilakukan langkah langkah sebagai berikut:

1.          ANALISA KEBUTUHAN USER / STAKEHOLDER

1. PENETAPAN STANDAR

3.         UKURAN KEBERHASILAN

4.         SUMBER DAYA

5.         RENCANA PENGENDALIAN

5. PENYUSUNAN RKA

3. Terbentuknya Komunitas Pelaku Usaha Halal Sumatera Selatan

Pembentukan komunitas pelaku usaha memiliki peran penting dalam pengembangan ekonomi lokal. Komunitas ini menjadi wadah bagi para pelaku usaha untuk saling mendukung, berbagi pengalaman, serta memperluas jaringan bisnis. Pelaku usaha yang sudah mendaftar sertifikat halal akan dibentuk menjadi Komunitas Pelaku Usaha Halal Sumatera Selatan.

BAB V

KETERKAITAN DENGAN MATA PELATIHAN PILIHAN

Aksi perubahan dalam konteks pelatihan, khususnya pelatihan kepemimpinan, memiliki keterkaitan erat dengan mata pelatihan pilihan. Aksi perubahan merupakan proyek penerapan nyata dari materi-materi yang dipelajari dalam berbagai mata pelatihan. Mata pelatihan memberikan landasan teori dan konsep, sementara aksi perubahan adalah implementasi nyata dari pemahaman tersebut untuk menghasilkan perubahan positif dalam organisasi atau pelayanan publik.

Dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provisi Sumatera Selatan ini ada 3 mata pelatihan pilihan yang berkaitan erat yaitu Problem Solving, Mastering Effective Communication, dan Manajemen Konflik.

TABEL 5.1 MATA PELATIHAN PILIHAN

BAB VI

DISEMINASI DAN PUBLIKASI AKSI PERUBAHAN

1. PENERAPAN STRATEGI KOMUNIKASI

Strategi Komunikasi adalah perencanaan dan pelaksanaan aktivitas komunikasi yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu dengan memanfaatkan pesan, media, dan interaksi dengan audiens. 

Strategi ini melibatkan pemahaman audiens, penyusunan pesan yang efektif, pemilihan media yang tepat, dan evaluasi hasil komunikasi. Untuk aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini menggunakan leaflet dan media sosial sebagai strategi komunikasi.

Gambar 6.1 LEAFLET

GAMBAR 6.2 PUBLIKASI LEAFLET

Gambar 6.3 FLYER MEDIA SOSIAL

GAMBAR 6.4 PUBLIKASI MEDIA SOSIAL

2. KEBERHASILAN DUKUNGAN AKSI PERUBAHAN

        Stakeholder adalah individu, kelompok, atau organisasi yang memiliki kepentingan dalam suatu organisasi atau perusahaan dan dapat dipengaruhi atau mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Dengan melibatkan berbagai stakeholder dapat meningkatkan efektivitas kebijakan dan program, serta mencapai tujuan pembangunan yang lebih luas. Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini adalah sebagai berikut :

TABEL 6.5 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Peranan masing – masing stakeholder dalam aksi perubahan peningkatan kualitas layanan pendaftaran sertifikat halal melalui call center di UPTD Industri Pangan dan Tekstil Dinas Perindustrian Provinsi Sumatera Selatan ini adalah sebagai berikut :

TABEL 6.6 PERANAN STAKEHOLDER

GAMBAR 6.7 PETA STAKE HOLDERS SEBELUM AKSI PERUBAHAN

GAMBAR 6.8 PETA STAKE HOLDERS SETELAH AKSI PERUBAHAN

GAMBAR 6.9 DUKUNGAN STAKE HOLDERS

BAB VII

PELAKSANAAN PENGEMBANGAN POTENSI DIRI

1. Hasil Pemetaan

TABEL 7. 1 REKAP NILAI GABUNGAN PESERTA DAN MENTOR

TABEL 7. 2 REKAP NILAI AKHIR PERILAKU PESERTA

TABEL 7. 3 MATRIK TALENTA

 Hasil akhir Pemetaan Pengembangan Potensi Diri antara Mentor dan Peserta menghasilkan penilaian sebesar 8,65 dengan kualifikasi “Baik”. Hasil akhir pemetaan ini jika dikonversikan ke dalam matriks talenta, akan mengarah pada kotak ke-7, yaitu Pegawai Profesional dengan talenta sebagai berikut: (1) Secara konsisten menunjukan hasil pekerjaan di atas rata-rata; (2) Menguasai pekerjaan dengan baik; dan (3) Berpotensi untuk ditempatkan pada posisi pekerjaan lain dengan kompetensi berbeda.

2. Strategi Pengembangan Potensi Diri

Tabel 7.4 STRATEGI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI DALAM AKSI PERUBAHAN

BAB VIII

PENUTUP

1. KESIMPULAN

Berdasarkan aksi perubahan yang dilakukan dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Dengan sosialisasi yang optimal melalui leaftlet dan media sosial dapat meningkatkan kesadaran dan pengetahuan pelaku usaha tentang pendaftaran sertifikat halal hal ini dibuktikan dengan jumlah like diinstagram yang mencapai 700 like dalam waktu 2 minggu setelah diposting
2. Dengan pendampingan pendaftaran sertifikat halal dapat meningkatkan efisiensi dan mempercepat penerbitan sertifikat halal hal ini dibuktikan dengan tercapainya 25% pelaku usaha yang telah mendaftar sertiifkat halal
3. Persyaratan pengajuan sertifikat halal yang dianggap rumit dan serba digital dengan Call Center dapat membantu pelaku usaha dalam pendaftaran sertifikat halal hal ini dibuktikan call center telah digunakan oleh 50 pelaku usaha yang ingin mendaftar sertifikat halal

2. SARAN

Berdasarkan aksi perubahan yang dilakukan beberapa saran yang bisa dipertimbangkan sebagai berikut :

1. Menambah SDM yang kompeten dan terlatih dalam bidang sertifikasi halal. Dengan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang syariat Islam dan standar halal yang berlaku serta pelatihan dan pengembangan SDM yang berkelanjutan akan membantu memastikan bahwa proses pendaftaran sertifikat halal berjalan dengan baik
2. Pembentukan tim yang bertugas mengawasi dan berikan sangsi kepada  pelaku usaha yang belum memiliki sertifikat halal