Beranda » E-Proper

DIGITALISASI ARSIP DOKUMEN TERKAIT PENGAWASAN UNTUK E-DUPAK PADA INSPEKTUR PEMBANTU WILAYAH II DI INSPEKTORAT KABUPATEN OGAN KOMERING ILIR

Digo Pratama, S.A.P. | BPSDMD Provinsi Sumatera Selatan | Tahun 2022

Abstrak

A. Latar Belakang

Menurut Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014, Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat Pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. Selanjutnya, dalam Undang - Undang Nomor 5 Tahun 2014 pasal 10 menyatakan bahwa seorang Aparatur Sipil Negara (ASN) memiliki fungsi utama sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan Publik, serta perekat dan pemersatu bangsa.

Untuk itu, seorang Aparatur Sipil Negara (ASN) memiliki peran yang strategis dalam arah pembangunan Indonesia ke depannya. Sehingga, dalam hal ini khususnya seorang Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) wajib mengikuti pendidikan dan pelatihan dasar. Melalui pendidikan dan pelatihan dasar ini diharapkan akan menghasilkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional dan berkarakter berlandaskan pada nilai-nilai dasar Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam melaksanakan tugas dan jabatannya.

Hal ini sesuai dengan Peraturan LAN No. 1 Tahun 2021 Tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yaitu pendidikan dan pelatihan dalam masa Prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Sehingga dengan pendidikan dan pelatihan dasar CPNS ini, diharapkan peserta Diklatsar CPNS mampu menerapkan nilai-nilai dasar ASN sesuai dengan instansi penempatannya, seperti CPNS di Inpektorat Kabupaten Ogan Komering Ilir.

Inspektorat Kabupaten Ogan Komering Ilir merupakan unsur pengawas penyelenggaraan pemerintah daerah yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati Melalui Sekretaris Daerah. Di dalam melakukan pengawasan tersebut dilaksanakan oleh APIP (Aparat Pengawas Internal Pemerintah) yang terdiri dari jabatan fungsional Auditor dan PPUPD (Pengawas Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah). Sehingga APIP inilah yang melakukan pengawasan terhadap kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di daerah yang meliputi reviu, monitoring, evaluasi, serta pemeriksaan.

Di dalam pengawasan tersebut menghasilkan dokumen-dokumen penting baik sebelum pengawasan maupun sesudah pengawasan dilakukan, dokumen-dokumen tersebut meliputi ST (Surat Tugas), LHP (Laporan Hasil Pengawasan), SPMK (Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengawasan), dan lain sebagainya. Dokumen yang disebutkan tersebut beberapa sangat diperlukan saat akan dilakukan tindaklanjut atas hasil pengawasan yang dilakukan maupun untuk keperluan penilaian angka kredit melalui e-dupak sebagai bukti bahwa APIP khususnya PPUPD telah melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sesuai dengan Permenpan RB Nomor 36 Tahun 2020 Tentang Jabatan Fungsional Pengawas Penyelengaraan Urusan Pemerintahan Daerah.

Sehingga dalam hal ini diperlukan digitalisasi terhadap dokumen-dokumen yang disebutkan diatas, yang sebelumnya dilakukan pengarsipan dokumen secara manual, dan dapat menyebabkan terjadi penumpukkan dokumen yang berakibat pada lambatnya pencarian data berkas untuk keperluan tindaklanjut atas hasil pengawasan maupun untuk keperluan upload dokumen dalam e-dupak, ataupun yang lebih fatal lagi jika kehilangan dokumen maupun dokumen arsip yang rusak.

Sehingga penulis tertarik untuk menyelesaikan permasalahan ini melalui digitalisasi dokumen agar dapat mengoptimalkan penyimpanan arsip dan bermanfaat dalam menghemat waktu, meningkatkan efektivitas dan efisiensi saat akan melakukan pencarian dokumen jika dibutuhkan.

Download